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Uma das profissões mais antigas do mundo é em secretariado. Há registros de pessoas executando tarefas semelhantes à de um “assistente pessoal” em registros no Egito Antigo (aproximadamente 500 anos antes de Cristo).

Hoje, temos agendas eletrônicas, assistentes pessoais digitais e serviços de arquivo online. Então, será que todas as empresas precisam de uma (porque, tradicionalmente, associa-se o trabalho de secretaria de escritório às mulheres) secretária?

Para você ter uma resposta, primeiro, saiba: o que fazem profissionais de secretariado? E, podemos substituir esse trabalho por assistentes digitais?

 

Secretariado: um assistente pessoal

“Secretariado” é um termo originário do latim, secretarium, isso é, local secreto. Porque, a verdade é que profissionais de secretariado, principalmente secretários executivos, são pessoas que atuam junto de gerentes e gestores.

Líderes militares e políticos de antes do século 20 tinham seus “secretários”. Os conselheiros de um rei, o vizir de um sultão, o escudeiro de um cavaleiro…

Já no século 18 e 19, a profissão voltou a ter apelo. O próprio Napoleão tinha seu secretário pessoal.

Importante notarmos que a profissão é regulamentada por lei. A mais recente é a Lei nº 9.621 de 10 de janeiro de 1996, que exige que os secretários executivos tenham um diploma superior na área.

Posteriormente, algumas universidades ainda foram além, criando cursos como “Secretariado executivo trilíngue”, por exemplo, colocando idiomas como Inglês e Espanhol na grade curricular dos cursos.

Ou seja, se uma mulher quiser ser secretária, ela terá muito mais atribuições, do que os filmes podem sugerir.

 

Trabalhos de secretarias: agendamento, arquivação, contabilidade, redação específica

Além de atuar com uma agenda, marcando e desmarcando compromissos, essas profissionais precisam saber fazer uma série de tarefas.

A primeira é relativa a agendamentos. É a tarefa mais conhecida, mais associada a uma secretária. Mas não é nem metade do trabalho de uma.

Outro trabalho essencial, que secretárias fazem, é o básico de contabilidade (emitir notas fiscais, preencher dados de gastos e ganhos).

Depois, evidentemente, o setor responsável assume. Porém, a primeira pessoa a lidar com as contas são secretários.

Então, temos o trabalho de arquivologia administrativa. Isso é: lidar com livros-caixa, documentos, atas de reuniões, registros de toda natureza, entre outros.

E por falar em arquivos, produzir atas e tomar notas é uma atribuição importante, de secretários. Seja com gravadores, seja por taquigrafia, são essas pessoas que auxiliam gerentes, em reuniões.

Temos também o trabalho de redação técnica administrativa. Às vezes, em outras línguas. Logo, saber outros idiomas é um (enorme) diferencial.

Outras funções administrativas que uma secretária, eventualmente, faz envolvem cuidar de almoxarifados e lidar com logística.

 

Secretários: de tudo um pouco, dentro de um escritório

Assim, como podemos ver, uma secretária faz milhares de tarefas, dentro de uma empresa, e muitas delas, são de outros setores.

Porém, é o secretário quem as faz primeiro – para, depois, o setor responsável fazer os demais encaminhamentos.

Então, será que sua empresa precisa de secretários? Se você quiser dinamizar e organizar melhor o trabalho, a resposta é sim!

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